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| 〜総務業務にProcessBoardを導入した場合〜 |
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社内申請の手順は、紙の伝票を複数の関係者でやりとりして、仕事が完結する仕組みでした。しかし、このやり方には、様々な弊害があります。
また、見えないコストとしては、総務担当は、社員からの様々な質問、伝票フォーマットのありか、伝票の書き方などに対応しながら、業務を進めている状況です。これにより、総務担当の労働時間が多くなってしまっているケースがあります。 |
 専門用紙を使った精算業務の流れ【紙伝票】 |
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作業内容の詳細 |
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作業 |
紙伝票の場合 |
| 起票部署 |
伝票の印刷 |
PCから伝票のフォーマットを印刷する |
| 伝票を書く |
伝票に手書きする
社員CD・部署CD等は、記憶にたよるか、コード表を参照する |
| 総務への提出 |
部内総務担当もしくは、総務部へ提出するため、席を立ち移動する |
| 総務部 |
伝票の確認 |
提出された伝票の全項目を確認する
場合によってはコードのチェックを行う |
| 所属長へ提出 |
所属長へ提出するため、席を立ち、移動する |
| 伝票の承認 |
提出された伝票の項目を確認する
1枚ずつ確認し、承認印など、確認した印をつけていく |
| 経理へ提出 |
経理部へ提出するため、席を立ち、移動する |
| 経理部 |
伝票処理 |
伝票を元に経理システムへ手入力する |
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伝票を運用するためにかかっていたコストを削減し、同時に総務担当に集中的にかかっていた負荷を削減するソリューションとして、総務業務のセルフサービス化を、ワークフローシステムを導入することで実現します。
ワークフローシステムを導入することで、伝票の情報はすべて電子化されます。電子化することで様々な効果を得られます。 |
専門用紙を使った精算業務の流れ【ワークフロー】 |
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作業内容の詳細 |
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作業 |
紙伝票の場合 |
| 起票部署 |
伝票の印刷 |
PCから直接記入するので、必要なし |
| 伝票を書く |
PCから入力
個人情報を元にシステムがチェックを行う |
| 総務への提出 |
メールで送信するため、机から行う |
| 総務部 |
伝票の確認 |
基本的な情報はシステムが確認しているので、人間でないと確認できない項目のみチェックしていく |
| 所属長へ提出 |
メールで送信するため、机から行う |
| 伝票の承認 |
提出された伝票の項目を確認する
伝票の重要度によっては、一括承認を行える |
| 経理へ提出 |
メールで送信するため、机から行う |
| 経理部 |
伝票処理 |
情報は電子データで転送されるので、自動的に経理システムに取り込む |
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これまでかかっていた時間が大幅に削減され、今回の事例では、1件あたり34分だった処理時間が25分も縮まり、9分にまでなりました。
時間を縮めることで人件費およびプリンターなどの設備費、備品費についても同様に削減することができます。
また、ワークフローは伝票を電子データとして回覧する機能だけを提供するものではありません。そのほかに、各業務のマニュアルを添付することができます。
したがって、総務担当が行っていたQ/A対応を大幅に削減、場合によっては、完全になくし、各担当者によるセルフサービス化を実現することができます。 |
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| ここで取り上げた事例で、ワークフローの導入効果を試算します。 |
モデル例 |
| 試算項目 |
| 従業員規模 |
500名 |
| 伝票起票対象 |
200名 |
| ワークフロー使用者 |
300名 |
| 1ヶ月あたりの伝票枚数 |
1000枚 |
トータルの削減効果：年間800万弱
ProcessBoardを導入した投資コストの回収期間：10ヶ月 |
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